Tietosuojakäytäntö ja rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen rekisteriseloste. Tätä tietosuojakäytäntöä/rekisteriselostetta sovelletaan kaikkiin Kasve Oy:n palveluihin siltä osin kuin yksittäisestä palvelusta tai toiminnasta ei ole laadittu erillistä rekisteriselostetta.
- Rekisterinpitäjä
Nimi: Kasve Oy
Y-tunnus: 2457832-5
Postiosoite: Puijonkatu 23, 70110 Kuopio
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Elias Haapakorva
Postiosoite: Puijonkatu 23, 70110 Kuopio
Sähköposti: tietosuoja@kasve.fi
- Rekisterin nimi
Kasve Oy:n asiakasrekisteri, yhteistyökumppanirekisteri, markkinointirekisteri, valmennusten rekisterit, tapahtumien rekisterit.
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu ja/tai asiakassuhde ja/tai asiakkaan, yhteistyökumppanin, tapahtumaan osallistujan tai palvelun käyttäjän suostumus tai sopimuksen laadinta. Oikeutettu etu perustuu sopimukseen pohjautuvan asiakassuhteen hoitamiseen tai asiakkaalle tai yhteistyökumppanille tuotettavan palvelun toteuttamiseen.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen hoitaminen
- asiakassuhteen kehittäminen
- palvelun toteutus
- asiakastapahtumien varmentaminen
- asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
- markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen
- analysointi ja tilastointi
- markkinatutkimukset
- käyttäjien hallinta
- muut vastaavat käyttötarkoitukset
Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä Kasve Oy:n käyttämissä laskutus- ja markkinointipalveluissa. Rekisterissä olevia yhteystietoja ei koskaan anneta/myydä kolmansille osapuolille, ellei kyseessä ole esimerkiksi markkinointikampanja johon asiakas on antanut luvan.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältämä asiakaskohtainen tietosisältö voi vaihdella sen mukaan, millaista dataa asiakkaasta kerätään ja minkälaista dataa asiakas on itse luovuttanut. Tietosisältö perustuu asiakkaiden sekä heidän mahdollisten yhteyshenkilöiden tietoihin. Yleisinä tietoina asiakkaasta kirjataan rekisteriin aina nimi sekä sähköpostiosoite. Näiden lisäksi käyttäjästä voidaan kerätä myös esimerkiksi puhelinnumero, kotikunta ja asema organisaatiossa.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
- Ikä, sukupuoli
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten maksullisten ja maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaus-, osto- ja peruutustiedot, y-tunnus ja asiakasnumero, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit
- Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot
- Asiakkaan itse antamat profilointi- ja kiinnostustiedot, kuten onko kyseessä yritys- vai kuluttaja-asiakas, logo, osaaminen, www-osoite, esittely, taustatiedot
- Mahdolliset luvat ja suostumukset
- Mahdolliset tarjonnanestotiedot
- Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
Rekisterinpitäjän verkkosivuilla kerätään evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla tietoja käyttäjän liikkumisesta ja toimenpiteistä verkkosivuilla, henkilön antamista suostumuksista, kielloista sekä mahdollisista muista henkilön itsensä antamista tiedoista.
Kasve ja sen tytäryhtiöt voivat jakaa yhtiöiden välillä asiakasyritysten ja niiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja asiakkuuden hoitamiseksi.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjään liittyvät tiedot saadaan pääasiallisesti suoraan asiakkaalta, yhteistyökumppanilta, tapahtumaan osallistujalta tai palvelun käyttäjältä esimerkiksi hänen rekisteröityessään johonkin Kasve Oy:n ylläpitämään palveluun, tai vaihtoehtoisesti esim. sähköpostitse, käyntikorteista tai puhelimitse. Lisäksi tietoja voidaan saada yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä, joille henkilö on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn.
Kasve Oy voi käyttää Internet- ja digipalveluidensa taustalla kolmansien osapuolten tarjoamia työkaluja, kuten Google Analyticsiä, kerätäkseen ja käyttääkseen ei-henkilökohtaisia tietoja. Google Analytics kerää ja tallettaa tietynlaisia tietoja kuten, Internet-sivustojen vierailuajat, sivustojen yksittäisten sivujen vierailuajat, vierailijan IP-osoitteen, vieraillut sivut, vierailijan käyttämän käyttöjärjestelmän, sekä laitteen tiedot.
Tietoja voidaan saada myös:
- Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
- Kaupparekisteristä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä (esim. Fonecta).
- Kasve Oy:n itse keräämästä markkinointirekisteristä johon on kerätty yleisesti ja julkisesti saatavilla olevia tietoja, jotka kuvastavat henkilön asemaa ja/tai tehtävää julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä. Näihin tietoihin kuluu mm. yrityksen nimi, osoite, postitoimipaikka, sähköpostit, yhteyshenkilön nimi, sekä www-osoite ja muut mahdolliset tarpeelliset lisätiedot.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Kasve Oy voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia teknisten ratkaisujen ja palvelujen hankkimiseksi tallennettujen tietojen prosessointiin sekä käyttää erityistä teknistä käyttöliittymää tallennettujen tietojen avaamiseen. Henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Kasve Oy:n tuottamien palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi.
Kasve Oy voi käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten sähköpostipalveluiden tarjoajia, luottokorttiyhtiöitä, data-analyysi- ja yhtiötietojen tarjoamispalveluita. Kasve Oy:lla on oikeus jakaa tietoja edellä mainituille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista näiden palveluiden tarjoamiseksi Kasve Oy:lle. Kasve Oy ei vastaa näiden kolmansien osapuolten toimista tai laiminlyönneistä.
Kasve Oy ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman henkilötiedon haltijan lupaa. Erityisissä poikkeustilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tilanteissa, jossa voimassaoleva laki tai asetus taikka muu viranomaisen määräys niin vaatii.
Kasve Oy voi jakaa tietoja (ml. henkilötiedot) mahdollisen yrityskaupan tai liiketoimintakaupan valmistelun yhteydessä, jos tietojen vastaanottaja sitoutuu asianmukaiseen salassapitovelvoitteeseen.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä suojataan asianmukaisesti sekä teknisten ja organisatoristen suojausjärjestelmien avulla. Pääsy tietokantaan on mahdollista vain sellaisille henkilöille, joille Kasve Oy on antanut nimenomaisen valtuutuksen. Kasve Oy ilmoittaa internetsivuillaan mahdollisista tietoturvauhkista, jotka vaarantavat henkilötietojen turvallisuuden.
Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen kohdassa 9 kuvatussa ajassa.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Mikäli rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tietoliikenneyhteydet eri rekistereihin on suojattu tarvittaessa yhteyden salauksella.
- Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilytysaika (tai määrittämiskriteerit) voidaan myös johtaa pakollisista (laissa säädetyistä) säilytysajoista ja rekisterinpitäjän toimialan käytännesäännöistä.
Rekisterien tiedot sekä eväisteiden kautta hankitut tiedot on suunniteltu poistettavaksi kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun jonkun yksittäisen kohdan 5 mukaisen tietosisällön käyttäminen tai säilyttäminen ei enää ole tarpeellista Kasve Oy:n toiminnan kannalta.
- Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot sekä mahdolliset oikaisuvaatimukset tulee tehdä kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Henkilötietojen käsittelykielto tulee tehdä kirjallisesti.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Kasve Oy rekisterinpitäjänä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kasve rekisterinpitäjänä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Vaikutusten arviointi
Kasve Oy:n käsityksen mukaan rekisterien käyttöön liittyvien henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly korkeaa riskiä. Rekistereihin ei kerätä arkaluonteista tietoa.
- Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön ja rekisteriselosteeseen
Kasve Oy voi yksipuolisesti muuttaa tätä Tietosuojakäytäntöä. Muutokset eivät kuitenkaan vaikuta asiakkaiden oikeuksiin ilman hyväksyntää.